¿Cómo obtener compensación por los gastos que genera el teletrabajo?
El teletrabajo es una modalidad que se expandió con la pandemia. La ley establece que la empresa y el trabajador que aceptan esta modalidad laboral, deben celebrar un convenio en el que se especifican las condiciones de trabajo.
Uno de los aspectos que se definen en este acuerdo es el de la compensación por los gastos generados por el teletrabajo. La ley se sustenta en la igualdad de situación de trabajadores que usan esta modalidad a distancia y la de los que trabajan en forma presencial.
La generalización del teletrabajo en España ha ocasionado la necesidad de legislación que establezca el equilibrio entre derechos y obligaciones entre empresas y empleados que trabajen en esta modalidad.
La ley reconoce el derecho de los trabajadores que cumplen tareas en modalidad de teletrabajo a ser compensados por los gastos que genera ese sistema de trabajo.
Se entiende que el teletrabajo es regular cuando se presta en un período de tres meses, con un mínimo del 30% de la jornada, o período proporcional según la duración del contrato.
Norma jurídica que regula la compensación por gastos de teletrabajo
La compensación por gastos que se generan al trabajador por teletrabajo está regulada por la Ley 10/2021, de 9 de julio. La norma se sustenta en el marco general a escala europea sobre las condiciones laborales de tele trabajadores. El acuerdo europeo pretende ofrecer a las personas que trabajan utilizando las tecnologías de la información, la misma protección global que reciben las que trabajan en forma presencial en el local empresarial.
El artículo 2 de la ley mencionada define el teletrabajo como aquel trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de comunicación.
El mismo artículo dispone que las personas que desarrollan teletrabajo tendrán los mismos derechos que si trabajaran en el local de la empresa. No podrán sufrir perjuicio en ninguna de sus condiciones laborales. Estas condiciones incluyen retribución, estabilidad en el empleo, tiempo de trabajo, formación y promoción profesional.
Precisamente en estos conceptos se sustenta el derecho a la compensación por los gastos que genera el teletrabajo. La ley prevé que la empresa y el trabajador deben celebrar un acuerdo de teletrabajo, en que se establecerán los gastos y compensaciones.
Los convenios colectivos poco a poco han ido integrando la compensación económica para aquellos trabajadores que presten servicios en régimen de teletrabajo. Por ejemplo, el convenio colectivo estatal del sector de seguros, acordó pagos de 2 euros por día. Otro caso es el de las industrias químicas, que acordaron 35 euros por mes. El sector de la banca previó en el convenio 55 euros al mes.
A falta de convenios colectivos, muchas empresas han acordado sus compensaciones por teletrabajo en forma individual con cada trabajador.
Gastos que genera el teletrabajo
Toda empresa debe proporcionar al trabajador todas las herramientas y medios que necesita para desarrollar su actividad. Esta obligación, que se aplica para el trabajo presencial, se debe cumplir también en la modalidad de teletrabajo.
Por tanto, es posible reconocer dos tipos de gastos:
- Gastos de herramientas o de material de trabajo. Incluyen ordenador, software, teléfono móvil, impresora si es necesaria, lámparas, silla ergonómica, mesa de escritorio.
- Gastos de suministros, como la conexión a internet, costes de energía, climatización durante el tiempo de teletrabajo en el domicilio.
En el acuerdo de trabajo se estimarán estos gastos y se realizará una cuantificación para la compensación.
¿Hay que cotizar a la Seguridad Social por los gastos de teletrabajo?
La compensación que el trabajador recibe por gastos que genera el teletrabajo se excluye de la base de cotización. Es decir, que no debe aportar a la Seguridad Social por esa cuantía.
Sin embargo, para que esta exención se realice, como ocurre con cualquier otro importe monetario que se entrega a los trabajadores que no esté incluido en la base de cotización, la empresa deberá justificar esa compensación por gastos de teletrabajo.
Por lo tanto, con respecto a esta cotización de la compensación a la Seguridad Social existen dos situaciones:
- Hay empresas que optan por pagar una compensación con una estimación aproximada de los gastos del empleado que trabaja con teletrabajo. Es decir, que abona un importe neto como contraprestación. En este caso, esa suma cotizará.
- Otras empresas realizan un análisis detallado de cada gasto que va a suponer al empleado y ajusta los importes a abonar. En este caso no se cotiza. El empleado deberá llevar un control de las facturas de dichos gastos para justificar los importes en la nómina.
Preguntas y respuestas rápidas sobre los gastos del teletrabajo
¿Se paga impuesto por los materiales que el trabajador recibe para el teletrabajo?
No se tributará IRPF por los materiales y herramientas que el trabajador reciba. Aunque la ley no es clara en estos aspectos, la tendencia muestra que estos gastos no se consideran aportes en especies.
¿Es obligatorio aceptar el teletrabajo?
La ley establece que el teletrabajo es voluntario tanto para el empleador como para el empleado. Por lo tanto, si un trabajador no acepta pasar de la modalidad presencial a la de teletrabajo, no podrá ser despedido ni se modificarán sus condiciones de trabajo.
¿Tiene los mismos derechos a ascenso y promoción promocional el trabajador en teletrabajo que el presencial?
Las personas que trabajan en modalidad de teletrabajo tienen los mismos derechos en todo que los que prestan servicio en forma presencial. Se incluye el derecho a la promoción profesional y a las posibilidades de ascenso que se produzcan en la empresa.